Khách quay lại: "Cái này còn bảo hành mà, sao không đổi?" Bạn lật sổ. Sổ không có. Nhân viên cũ ghi, nhân viên cũ nghỉ rồi. Cuối cùng: đổi miễn phí cho êm chuyện, hoặc mất khách. Cả hai đều lỗ.
Nếu cảnh này nghe quen, vấn đề không nằm ở khách khó tính. Vấn đề nằm ở chỗ bạn đang quản lý bảo hành bằng trí nhớ, sổ tay và Zalo.
Quản lý bảo hành bằng sổ tay: 4 cái hố chờ bạn
- Mất sổ, mất bằng chứng. Một ly nước đổ, một lần dọn tiệm là xong cả năm dữ liệu.
- Khách nói một đằng, sổ ghi một nẻo. Không có ngày kích hoạt rõ ràng thì cãi nhau là chắc.
- Không biết máy này đã sửa mấy lần. Lần 1 sửa pin, lần 2 sửa màn, lần 3 nó vào nước. Ai ghi?
- Nhiều chi nhánh, mỗi nơi một kiểu. Khách mua ở shop A, mang sang shop B, shop B "không có dữ liệu".
Phần mềm quản lý bảo hành là gì?
Đơn giản: mỗi sản phẩm bán ra có một mã duy nhất (thường in thành tem QR hoặc mã vạch). Mã đó gắn với ngày kích hoạt, thời hạn, chính sách bảo hành và toàn bộ lịch sử sửa chữa. Quét một cái là ra hết. Không cần lật sổ, không cần nhớ, không cần hỏi nhân viên cũ.
Một hệ thống bảo hành ra hồn phải có gì?
1. Tem bảo hành in được, quét được
Tem QR, mã vạch hoặc cả hai. Dán lên máy, lên hộp, lên bảo hành giấy. Khách quét là tự tra cứu, bạn đỡ phải trả lời cùng một câu hỏi 50 lần mỗi tuần.
2. Kích hoạt có "khóa"
Tem đã kích hoạt thì không ai được sửa lại, kể cả nhân viên. Muốn đổi thì hủy tem, tạo tem mới, và có dấu vết. Đây là chỗ chặn gian lận kiểu sửa ngày, đổi IMEI để trục lợi bảo hành.
3. Phiếu tiếp nhận sửa chữa
Nhận máy là lập phiếu: tình trạng, phụ kiện kèm theo, kỹ thuật viên phụ trách, trạng thái xử lý. Khách đến lấy, đối chiếu phiếu, không ai cãi được "lúc đưa máy nó còn nguyên".
4. Chính sách riêng cho từng ngành hàng
Điện thoại bảo hành 12 tháng, phụ kiện 3 tháng, pin 6 tháng. Mỗi loại một chính sách, cài một lần, hệ thống tự tính hạn.
5. Chạy được nhiều shop
Chuỗi cửa hàng tra cứu chung được. Shop độc lập thì dữ liệu tách riêng, không lộ khách của nhau.
DINN-CARE – chỉ 10.000đ/tháng
In tem, kích hoạt, tra cứu, tiếp nhận sửa chữa – gọn trong một hệ thống.
Xem DINN-CARE →Làm bảo hành tử tế có lợi gì cho tiền túi bạn?
Khách thấy bạn chuyên nghiệp thì tin. Tin thì quay lại mua, giới thiệu bạn bè. Bảo hành minh bạch là vũ khí bán hàng rẻ nhất mà nhiều chủ shop đang bỏ phí. Đồng thời bạn ngừng "đền oan" những ca hết hạn mà không chứng minh được.
Khi nào nên chuyển từ sổ tay sang phần mềm?
Nếu bạn gặp một trong những dấu hiệu sau thì đã đến lúc: có hơn một nhân viên bán hàng, hơn một chi nhánh, từng tranh cãi với khách về hạn bảo hành, hoặc từng mất sổ. Còn nếu chưa gặp thì cũng sắp thôi.
Kết luận
Bảo hành không phải chi phí. Bảo hành làm tốt là danh tiếng. Phần mềm chỉ là cách để làm tốt việc đó mà không phụ thuộc vào trí nhớ của ai. DINN-CARE làm đúng việc này, giá 10.000đ/tháng.